Brak kontroli nad sprawami księgowymi firmy

Przedsiębiorcy często mają opory przed powierzeniem części spraw finansowych zewnętrznemu partnerowi. Dotyczy to zwłaszcza tych przedsiębiorców, którzy do tej pory prowadzili księgowość we własnym zakresie lub zatrudniali w tym celu pracownika. Tacy przedsiębiorcy mieli dotychczas pełny wgląd w księgowość firmy, dlatego trudno im sobie wyobrazić częściową utratę kontroli. Niemniej wiele zależy od postawy samego przedsiębiorcy. Właściciel firmy może ograniczyć swoją rolę do wykonania płatności za usługi księgowe, ale może też mieć stały kontakt z biurem rachunkowym i na bieżąco monitorować jego działanie.

Ryzyko wybrania nierzetelnego partnera

Największym zagrożeniem w outsourcingu jest wybranie niewłaściwego partnera. W biurze rachunkowym – jak wszędzie – mogą pracować osoby o niewystarczających kwalifikacjach, niedbale wykonujące swoje obowiązki, niekomunikatywne czy wręcz nieuczciwe. Dlatego przedsiębiorcy, którzy stoją przed wyborem biura rachunkowego, nie powinni kierować się wyłącznie kosztami współpracy. Kontrahent powinien zapewnić możliwie jak najniższe ceny przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości usług. Warto zwrócić uwagę na następujące aspekty:

• stabilność finansowa biura rachunkowego;
• czas trwania działalności;
• udokumentowane osiągnięcia;
• uprawnienia do wykonywania usług księgowych (np. certyfikat księgowy);
• zakres usług i elastyczność oferty;
• współpraca na partnerskich zasadach.

Przedsiębiorca może również wynająć firmę, która doradzi najbardziej rentowne rozwiązanie w oparciu o analizy ekonomiczne oraz zbierze informacje na temat wybranego biura rachunkowego.

Ryzyko utraty lub wycieku danych firmy

Jednym z poważniejszych skutków wyboru nierzetelnego biura rachunkowego jest utrata lub wyciek poufnych danych firmy. Takie ryzyko podejmuje każdy przedsiębiorca, który decyduje się na powierzenie części obowiązków zewnętrznemu partnerowi. Obawy są całkiem uzasadnione, ponieważ w obecnych czasach współpraca z biurem księgowym często przebiega zdalnie. Wymiana dokumentacji odbywa się drogą elektroniczną, dlatego bardzo ważne jest, aby biuro posiadało skuteczne zabezpieczenia cyfrowe na wypadek utraty i wycieku danych, także wskutek ingerencji z zewnątrz (np. cyberataku). Równie istotne jest to, w jaki sposób biuro przechowuje dokumentację papierową. Dokumenty powinny być odpowiednio posegregowane i zabezpieczone (np. przed zalaniem wodą), a osoby nieuprawnione nie mogą mieć do nich dostępu.

Możliwość wystąpienia problemów komunikacyjnych

Jak już zostało wcześniej wspomniane, współpraca firmy z biurem rachunkowym może odbywać się zdalnie, np. za pomocą telefonu, komunikatorów internetowych i poczty elektronicznej. Chodzi nie tylko o wymianę dokumentacji, ale również o komunikowanie się w sprawach bieżących, np. biuro może przypominać o ważnych terminach i płatnościach. Niestety żaden sposób komunikacji nie gwarantuje, że przedsiębiorca będzie otrzymywał informacje na żądanie, a w razie problemów będzie mógł liczyć na szybką pomoc specjalisty. Trudności komunikacyjne mogą wynikać chociażby z tego, że biuro współpracuje z wieloma firmami i nie może poświęcić zbyt wiele czasu każdemu kontrahentowi z osobna. Sprawną wymianę informacji mogą utrudniać także braki kadrowe w biurze rachunkowym oraz niski poziom świadczonych usług.

Wysokie koszty w przypadku dużych firm

W przypadku małych i średnich firm koszt outsourcingu księgowo-kadrowego jest zdecydowanie niższy niż koszty związane z zatrudnieniem wykwalifikowanych pracowników. Jednak koszty usług rachunkowych zależą m.in. od formy prowadzenia działalności, ilości faktur i innych dokumentów księgowych, a także liczby pracowników w firmie. Tak więc duże przedsiębiorstwa, np. koncerny czy korporacje, raczej nie zaoszczędzą na outsourcingu. W takich firmach najczęściej funkcjonują wyodrębnione działy, które zatrudniają własnych specjalistów od księgowości i kadr.