Zrezygnowanie z bezpośredniej kontroli nad księgowością firmy

Przedsiębiorca współpracujący z biurem rachunkowym dobrowolnie rezygnuje ze sprawowania pełnego nadzoru nad pracą księgowego. Owszem, firma ma dostęp do efektów pracy, ale nie kontroluje ich powstawania. Przedsiębiorca nie wie, kto konkretnie odpowiada za prowadzenie finansów jego firmy – równie dobrze może to być doświadczona osoba z certyfikatem księgowym, jak i ktoś bez wystarczających kompetencji zawodowych. Klient nie ma pojęcia, czy biuro rachunkowe korzysta z nowoczesnego oprogramowania i zabezpieczeń informatycznych ani czy dba o bezpieczny obieg dokumentacji. Te problemy praktycznie nie istnieją przy własnym księgowym, gdzie przedsiębiorca może szybko zweryfikować kwalifikacje pracownika i samodzielnie zadbać o wyposażenie czy bezpieczeństwo danych.

Ograniczona wiedza księgowego o firmie

Księgowy zatrudniony w firmie doskonale zdaje sobie sprawę, z jakimi problemami na co dzień mierzy się jego pracodawca. Zna specyfikę działalności, ma do czynienia z pracownikami i kontrahentami, osobiście uczestniczy w rozwoju przedsiębiorstwa. Tymczasem księgowy z biura rachunkowego nigdy nie będzie w stanie poznać firmy tak dobrze jak księgowy zatrudniony w strukturze przedsiębiorstwa. Biura rachunkowe współpracują z wieloma partnerami, więc siłą rzeczy pracownicy muszą zajmować się różnymi podmiotami jednocześnie. Rozproszona uwaga i brak czasu powodują, że wiedza o pojedynczym kliencie ogranicza się tylko do niezbędnych kwestii.

Wydłużony czas oczekiwania na odpowiedź księgowego

Własny księgowy jest niemalże stale „pod ręką”, czego niestety nie można powiedzieć o księgowych z biura rachunkowego. Przedsiębiorca korzystający z usług księgowych musi liczyć się z tym, że może nie uzyskać porady w danej chwili. Biuro rachunkowe musi najpierw odebrać wiadomość, następnie przekazać ją właściwej osobie, która przeanalizuje problem, a na koniec wysłać odpowiedź, Wprawdzie odpowiedzialny partner outsourcingowy dba o sprawny przepływ informacji różnymi kanałami (telefon, e-mail, komunikatory internetowe), jednakże nie jest w stanie w tym samym czasie kontaktować się z wieloma swoimi klientami.

Ryzyko wycieku danych

Partnerzy outsourcingowi najczęściej komunikują się zdalnie. Biuro rachunkowe pracuje na skanach dokumentów i udostępnia klientowi narzędzia online, które umożliwiają wgląd w deklaracje, wystawianie faktur oraz zarządzanie firmą. Jest to wygodne rozwiązanie, jednak część przedsiębiorców obawia się, że w trakcie zdalnej współpracy dojdzie do wycieku wrażliwych danych. Chodzi tutaj nie tylko o udostępnienie osobom trzecim informacji księgowych, ale również o upublicznienie danych z zakresu kadr i płac (szczególnie wysokości wynagrodzenia poszczególnych pracowników). Takie ryzyko może zachodzić przy zaniedbaniu bezpieczeństwa cybernetycznego oraz niefrasobliwym podejściu do obiegu dokumentów i ochrony danych osobowych (RODO).

Możliwość podjęcia współpracy z niekompetentnym partnerem

Na mocy ustawy deregulacyjnej z 2014 roku świadczeniem usług z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełna księgowość) może zajmować się niemal każdy. Wystarczy, że właściciel biura rachunkowego ma pełną zdolność do czynności prawnych i nie jest karany za określone przestępstwa, a do tego zawarł umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Nie jest wymagane wykształcenie kierunkowe ani certyfikat księgowy. Oczywiście właściciel biura może zatrudniać księgowych z wysokimi kwalifikacjami, jednak istnieje ryzyko, że rozliczenia firmy trafią w ręce osób, które dysponują jedynie podstawową wiedzą i bardzo skąpym doświadczeniem.

Trudności związane z wyborem podmiotu świadczącego usługi księgowe

Outsourcing usług księgowych sprawdzi się wówczas, gdy przedsiębiorca podpisze umowę z renomowanym biurem, które zatrudnia osoby z dobrymi kwalifikacjami i dba o wysoką jakość usług. Jednak żeby znaleźć profesjonalnego partnera, trzeba poświęcić trochę czasu na zebranie informacji – w przeciwnym razie może się okazać, że firma zwiąże się na dłuższy okres z nierzetelnym partnerem. Przedsiębiorca powinien zweryfikować kompetencje pracowników biura, sprawdzić krążące w sieci opinie, zapytać właściciela biura o rozwiązania w zakresie komunikacji i obiegu dokumentów. Porównanie jakości usług pomiędzy różnymi biurami rachunkowymi może być trudne i czasochłonne, jednak wysiłek z pewnością się opłaci.